Mise en place d’un programme de prélèvement CAPFEU

Le programme de prélèvement CAPFEU permet aux membres de l’AIP (IAFF) de verser des cotisations personnelles à CAPFEU, le comité d’action politique fédéral de l’AIP (IAFF), au moyen de retenues salariales.

FIREPAC

Avant de mettre en place un programme de prélèvement fédéral, envoyez un courriel à l’adresse [email protected], et un membre du service politique de l’AIP (IAFF) vous répondra. Nous veillerons à ce qu’un membre de notre équipe soit disponible pour répondre à vos questions ou aider à résoudre les problèmes qui pourraient survenir tout au long du processus.

Un guide détaillé

Pour obtenir une version téléchargeable de ce guide détaillé et de tous les documents connexes, cliquez ici.

Étape 1

Désignez une personne responsable de la gestion de ce processus.

Bien que la mise en place d’un programme de prélèvement CAPFEU ne soit pas une tâche difficile, elle nécessite de porter une attention particulière aux détails. Il est bon qu’une personne coordonne cet effort et que l’AIP (IAFF) ait une seule personne à contacter en cas de questions ou de problèmes.

Étape 2

Déterminez comment votre employeur déduira les cotisations à CAPFEU des chèques de paie des membres individuels et comment il les transmettra à l’AIP (IAFF) ou à votre section locale.

Assurez-vous que votre employeur prévoit une ligne de retenue supplémentaire sur le salaire de chaque membre.

  • Si cela doit se faire au moyen de négociations contractuelles, des modèles de contrats sont disponibles.
  • Si l’employeur n’accorde pas de ligne de retenue distincte, la section locale peut incorporer les cotisations à CAPFEU à une ligne de retenue existante, comme la ligne des cotisations syndicales. Si la section locale choisit cette option, une comptabilité méticuleuse doit être tenue pour distinguer les cotisations syndicales d’un membre des cotisations à CAPFEU, comme l’exige la loi électorale fédérale. De plus, les membres seront tout de même tenus de signer une carte d’autorisation volontaire. Ces dons volontaires doivent être collectés et autorisés en plus des cotisations afin de pouvoir être versés à CAPFEU.
  • Avant de mettre en place cette méthode de cotisation, vous devrez obtenir un nouveau numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. Consultez notre document d’orientation sur l’obtention d’un numéro EIN.
  • Votre employeur pourrait suggérer une autre méthode de cotisation. Veuillez vérifier auprès de votre agent de liaison du service politique de l’AIP (IAFF) avant de procéder.

Étape 3

Distribuez les cartes d’autorisation de prélèvement CAPFEU aux membres.

  1. Une fois que vous avez déterminé comment les membres cotiseront, utilisez uniquement les cartes d’autorisation de prélèvement de l’AIP (IAFF). Celles-ci ont été approuvées par un avocat de l’AIP (IAFF). Veuillez télécharger et faire signer par vos membres la carte de retenue salariale correspondant à la période de paie ci-dessous :
  2. Chaque membre de la section locale déterminera le montant qu’il souhaite cotiser ou non par retenue salariale. La loi électorale fédérale exige que la cotisation soit volontaire et que personne, y compris la section locale, ne détermine quel devrait être le montant. Toutefois, la loi électorale fédérale permet au syndicat de suggérer un montant.
  3. Les cartes d’autorisation dûment remplies sont remises à la personne responsable de la section locale. La section locale doit conserver une copie dans ses dossiers pendant au moins trois ans après que le membre a cessé de cotiser. La personne responsable de la section locale devra également envoyer une copie des cartes d’autorisation au service politique de l’AIP (IAFF) pour examen et conservation.
  4. La section locale informera l’employeur des membres participants et des montants qui doivent être déduits de chaque chèque de paie. Cela se fait généralement en fournissant à l’employeur les cartes d’autorisation originales signées ou une liste imprimée indiquant chaque personne et le montant désigné.
  5. Les cartes d’autorisation n’ont pas besoin d’être renouvelées annuellement. Une fois la carte remise à l’employeur, elle restera en vigueur jusqu’à ce que le membre choisisse de modifier les retenues ou révoque sa participation par écrit auprès de la section locale.

Étape 4

Transmettez les fonds à CAPFEU.

  • Une fois que l’employeur a déduit les cotisations à CAPFEU des chèques de paie des membres participants de la section locale, la section locale ou l’employeur doit transmettre ces fonds à CAPFEU. La loi électorale fédérale comporte des exigences spécifiques concernant le transfert. Si les fonds ne sont pas transférés correctement avec les documents justificatifs appropriés et dans le délai prescrit, CAPFEU NE PEUT PAS accepter les fonds et sera contraint de renvoyer l’argent à la section locale. Pour éviter que cela ne se produise, veuillez suivre toutes les instructions ci-dessous.

    Notre conseiller juridique recommande fortement que l’argent de CAPFEU ne soit jamais déposé dans le fonds général ou le CAP de votre section locale avant d’être envoyé à l’AIP-CAPFEU.
  • Comment les sections locales peuvent soumettre des fonds à l’AIP (IAFF) :
    1. Les sections locales qui reçoivent les retenues salariales de l’employeur par virement bancaire peuvent demander à l’employeur de virer les cotisations à CAPFEU directement à CAPFEU. Si l’employeur est prêt à le faire, contactez le service politique de l’AIP (IAFF) pour obtenir les instructions de virement.
    2. Les sections locales qui reçoivent les retenues salariales de l’employeur par chèque peuvent demander à l’employeur de rédiger un chèque distinct à l’ordre de CAPFEU pour le montant déduit pour le prélèvement CAPFEU. Les chèques peuvent être postés directement à : Siège de l’AIP (IAFF), Attention : FIREPAC, 1750 New York Ave NW, Washington, DC 20006.
    3. Si l’employeur ne souhaite pas soumettre un virement ou un chèque directement à CAPFEU, il est recommandé que la section locale établisse un compte de transmission (un compte de chèques ne portant pas intérêt) dans lequel elle dépose uniquement les retenues salariales des membres reçues de l’employeur. À partir de ce compte de transmission, la section locale peut décaisser des fonds vers ses autres comptes, par exemple, le compte de trésorerie générale, le fonds de construction, l’assurance maladie. Un chèque à l’ordre de CAPFEU doit ensuite être rédigé et envoyé à l’AIP (IAFF) à partir de ce compte. Consultez notre organigramme des comptes bancaires syndicaux pour obtenir des conseils.
  • Quand les sections locales peuvent soumettre des fonds à l’AIP (IAFF) :
    • La meilleure pratique consiste à envoyer les cotisations dès que la section locale les reçoit.
    • Si aucun membre de votre section locale ne donne plus de 50 $ à CAPFEU par période de paie via le programme de prélèvement, la section locale dispose de 30 jours pour transférer les fonds à l’AIP-CAPFEU une fois que la retenue a eu lieu.
    • Toutefois, si un membre donne plus de 50 $ au cours d’une période de paie, vous êtes tenu de transférer les fonds dans les 10 jours.
  • Documents dont les sections locales ont besoin pour soumettre des fonds à l’AIP (IAFF) :
    • Liste des contributeurs : Chaque fois qu’une section locale (ou un employeur) remet de l’argent de prélèvement CAPFEU à l’AIP-CAPFEU, il doit être accompagné d’une liste détaillée des membres de la section locale qui ont contribué et du montant versé par chacun. Le montant du chèque ou du virement doit correspondre au montant indiqué sur la liste. Ce montant est généralement le même chaque mois ou période de paie, mais peut changer de temps à autre en raison de changements de personnel, d’absences pour invalidité ou de modifications des montants de cotisation.
    • Paiement : La liste doit accompagner chaque chèque ou virement remis à CAPFEU, même si la liste ne change jamais. Les listes doivent inclure le numéro de membre de l’AIP (IAFF) de chaque membre ainsi que le nom et les coordonnées de la personne responsable du programme de prélèvement de la section locale. Veuillez soumettre les listes UNIQUEMENT dans ce format Excel. Voir un modèle de liste approuvé par l’AIP (IAFF).

Étape 5

Soumission finale

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, la liste doit être soumise par courriel à [email protected] et [email protected] une fois que le chèque ou le virement a été envoyé par la section locale ou l’employeur.