Mise en place d’un programme de prélèvement CAPFEU

Le programme de prélèvement CAPFEU permet aux membres de l’AIP de verser des cotisations personnelles à CAPFEU, le comité d’action politique fédéral de l’AIP, au moyen de retenues salariales.

CAPFEU

Avant de mettre en place un programme de prélèvement fédéral, envoyez un courriel à l’adresse [email protected], et un membre du service politique de l’AIP vous répondra. Nous veillerons à ce qu’un membre de notre équipe soit disponible pour répondre à vos questions ou aider à résoudre les problèmes qui pourraient survenir tout au long du processus.

Un guide détaillé

Pour obtenir une version téléchargeable de ce guide détaillé et de tous les documents connexes, cliquez ici.

Étape 1

Désignez une personne responsable de la gestion de ce processus.

Bien que la mise en place d’un programme de prélèvement CAPFEU ne soit pas une tâche difficile, elle nécessite de porter une attention particulière aux détails. Il est bon qu’une personne coordonne cet effort et que l’AIP ait une seule personne à contacter en cas de questions ou de problèmes.

Étape 2

Déterminez comment votre employeur déduira les cotisations à CAPFEU des chèques de paie des membres individuels et comment il les transmettra à l’AIP ou à votre section locale.

Assurez-vous que votre employeur prévoit une ligne de retenue supplémentaire sur le salaire de chaque membre.

  • Si cela doit se faire au moyen de négociations contractuelles, des modèles de contrats sont disponibles.
  • Si l’employeur n’accorde pas de ligne de retenue distincte, la section locale peut incorporer les cotisations à CAPFEU à une ligne de retenue existante, comme la ligne des cotisations syndicales. Si la section locale choisit cette option, une comptabilité méticuleuse doit être tenue pour distinguer les cotisations syndicales d’un membre des cotisations à CAPFEU, comme l’exige la loi électorale fédérale. De plus, les membres seront tout de même tenus de signer une carte d’autorisation volontaire. Ces dons volontaires doivent être collectés et autorisés en plus des cotisations afin de pouvoir être versés à CAPFEU.
  • Avant de mettre en place ce mode de cotisation, vous devez obtenir un nouveau numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. Consultez notre document d’orientation en ce qui concerne l’obtention d’un EIN.
  • Votre employeur peut vous proposer un autre mode de cotisation. Veuillez vérifier auprès de votre liaison avec le service politique de l’AIP avant de procéder.

Étape 3

Distribuez aux membres les cartes d’autorisation de prélèvement CAPFEU.

  1. Une fois que vous avez déterminé la manière dont les cotisations des membres seront effectuées, utilisez seulement les cartes d’autorisation de prélèvement de l’AIP. Elles ont été approuvées par un avocat de l’AIP. Veuillez télécharger et faire signer par vos membres la carte de retenue à la source pour la période de paie correspondante, que vous trouverez ci-dessous :
  2. Chaque membre de la section locale déterminera le montant qu’il souhaite verser ou non par retenue sur salaire. La loi électorale fédérale exige que la cotisation soit volontaire et que personne, y compris la section locale, ne détermine le montant de la cotisation. Toutefois, la loi électorale fédérale autorise le syndicat à proposer un montant.
  3. Les cartes d’autorisation complétées sont renvoyées à la personne responsable de la section locale. La section locale doit conserver une copie dans ses dossiers pendant au moins trois ans après que le membre a cessé de cotiser. Le responsable de la section locale doit également envoyer une copie des cartes d’autorisation au service politique de l’AIP pour qu’il les examine et les conserve.
  4. La section locale informera l’employeur des membres participants et des montants qui doivent être déduits de chaque salaire. Pour ce faire, il faut généralement fournir à l’employeur les originaux des cartes d’autorisation signées ou un imprimé répertoriant chaque personne et le montant désigné.
  5. Les cartes d’autorisation n’ont pas à être renouvelées chaque année. Une fois que la carte est remise à l’employeur, elle demeure en vigueur jusqu’à ce que le membre choisisse de modifier les déductions ou révoque sa participation par écrit à la section locale.

Étape 4

Transmettez les fonds à CAPFEU.

  • Une fois que l’employeur a déduit les cotisations à CAPFEU des salaires des membres des sections locales participantes, la section locale ou l’employeur doit transmettre ces fonds à CAPFEU. La loi électorale fédérale prévoit des exigences précises pour le transfert. Si les fonds ne sont pas transférés correctement avec les pièces justificatives adéquates et dans les délais prescrits, CAPFEU NE PEUT PAS accepter les fonds et sera contraint de les retourner à la section locale. Pour éviter que cela ne se produise, veuillez suivre toutes les instructions ci-dessous.

    Notre conseiller juridique recommande fortement que l’argent du CAPFEU ne soit jamais déposé dans le fonds général ou le comité d’action politique de votre section locale avant d’être envoyé à AIP-CAPFEU. 
  • Comment les sections locales peuvent soumettre des fonds à l’AIP :
    1. Les sections locales qui reçoivent des déductions salariales de l’employeur par virement bancaire peuvent demander à l’employeur de virer les cotisations directement à CAPFEU. Si l’employeur est disposé à le faire, contactez le service politique de l’AIP pour obtenir les instructions de virement.
    2. Les sections locales qui reçoivent des déductions salariales de l’employeur sous forme de chèque peuvent demander à l’employeur de faire un chèque séparé payable directement à CAPFEU pour le montant déduit aux fins du prélèvement CAPFEU. Les chèques peuvent être postés directement à l’adresse suivante : Siège de l’AIP, à l’attention de : CAPFEU, 1750 New York Ave NW, Washington, DC 20006.
    3. Si l’employeur n’est pas disposé à effectuer un virement ou à envoyer un chèque directement à CAPFEU, il est recommandé que la section locale ouvre un compte de transmission (un compte-chèques ne portant pas intérêt) sur lequel elle ne dépose que les retenues salariales des membres reçus de la part de l’employeur. À partir de ce compte de transmission, la section locale peut verser des fonds sur ses autres comptes, par exemple le compte de trésorerie générale, le fonds de construction ou l’assurance maladie. Un chèque à l’ordre de CAPFEU doit alors être rédigé et envoyé à l’AIP à partir de ce compte. Consultez notre diagramme de compte Union Bank pour en savoir plus. 
  • Quand les sections locales peuvent soumettre des fonds à l’AIP :
    • La pratique exemplaire consiste à envoyer les cotisations dès que la section locale les reçoit.
    • Si aucun membre de votre section locale ne donne plus de 50 $ à CAPFEU par période de paie dans le cadre du programme de prélèvement, la section locale a 30 jours pour transférer les fonds à CAPFEU après la retenue.
    • Toutefois, si l’un de vos membres donne plus de 50 $ au cours d’une période de paie, vous êtes tenu de transférer les fonds dans un délai de 10 jours.
  • Documents dont les sections locales ont besoin pour soumettre les fonds à l’AIP :
    • Liste des contributeurs : Chaque fois qu’une section locale (ou un employeur) verse de l’argent à CAPFEU dans le cadre du programme de prélèvement CAPFEU de l’AIP, le versement doit être accompagné d’une liste détaillée des membres de la section locale qui ont contribué, avec le montant que chacun a donné. Le montant du chèque ou du virement doit correspondre au montant figurant sur la liste. Ce montant est généralement le même chaque mois ou période de paie, mais il peut changer de temps à autre en raison de changements de personnel, d’absences pour cause d’invalidité ou de modifications des montants des cotisations.
    • Paiement : La liste doit accompagner chaque chèque ou virement adressé à CAPFEU, même si elle ne change jamais. Les listes doivent comporter le numéro d’affiliation à l’AIP de chaque membre, ainsi que le nom et les coordonnées de la personne responsable du programme de prélèvement de la section locale. Veuillez soumettre les listes UNIQUEMENT au format Excel. Consultez l’exemple de liste approuvé par l’AIP.

Étape 5

Soumission finale

Une fois que vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus et que le chèque ou le virement bancaire a été envoyé par la section locale ou l’employeur, la liste doit être envoyée par courriel aux adresses [email protected] et [email protected] .