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Configuración de un programa de verificación de FIREPAC

El programa de verificación de FIREPAC permite a los miembros de AIB realizar contribuciones personales a FIREPAC, el comité de acción política federal de AIB, a través de la deducción de nómina.

FIREPAC

Antes de establecer un programa de deducción federal, envíe un correo electrónico a [email protected] y alguien del Departamento Político de IAFF se pondrá en contacto con usted. Nos aseguraremos de que un miembro de nuestro equipo esté disponible para responder cualquier pregunta o asistir con cualquier problema que pueda surgir durante el proceso.

Una guía paso a paso

Para obtener una versión descargable de esta guía paso a paso y todos los documentos de apoyo, haga clic aquí.

Paso 1

Designe a una persona de contacto para gestionar este proceso.

Aunque establecer un programa de verificación de FIREPAC no es una tarea difícil, requiere atención al detalle. Es útil que haya una persona que coordine este esfuerzo, por lo que AIB tiene una sola persona a la que contactar en caso de que surjan preguntas o problemas.

Paso 2

Determine cómo su empleador deducirá las contribuciones de FIREPAC de los cheques de pago de los miembros individuales y cómo las remitirá a AIB o a su sección local.

Verifique que su empleador proporcionará una línea adicional de deducción de nómina para el cheque de pago de cada miembro.

  • Si esto debe hacerse a través de negociaciones contractuales, hay disponible un lenguaje contractual de muestra.
  • Si el empleador no concede una línea de deducción separada, la sección local puede incorporar las contribuciones de FIREPAC en una línea de deducción existente, como la línea de cuotas sindicales. Si la sección local procede con esta opción, se debe mantener una contabilidad meticulosa para distinguir la diferencia entre las cuotas sindicales de un miembro y las contribuciones de FIREPAC, según lo exige la ley electoral federal. También se seguirá exigiendo a los miembros que firmen una tarjeta de autorización voluntaria. Estas donaciones voluntarias deben ser recogidas y autorizadas por encima de la estructura de cuotas para poder donar a FIREPAC.
  • Antes de establecer este método de contribución, necesitará obtener un nuevo Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. Consulte nuestro documento de orientación sobre cómo obtener un número EIN.
  • Su empleador puede sugerir otro método de contribución. Consulte con su enlace del Departamento Político de AIB antes de continuar.

Paso 3

Distribuya las tarjetas de autorización de verificación de FIREPAC a los miembros.

  1. Una vez que haya averiguado cómo van a contribuir los miembros, utilice únicamente las tarjetas de autorización de verificación de AIB. Estas han sido aprobadas por un abogado de AIB. Descargue y haga que sus miembros firmen la tarjeta de deducción de nómina del período de pago correspondiente que se encuentra a continuación:
  2. Cada miembro local determinará la cantidad que desea contribuir o no contribuir mediante deducción de nómina. La ley electoral federal requiere que la contribución sea voluntaria y que nadie, incluido el local, determine cuál debe ser la cantidad. Sin embargo, la ley electoral federal permite que el sindicato sugiera una cantidad.
  3. Las tarjetas de autorización completadas se devuelven a la persona de contacto local. El local debe conservar una copia para los registros locales durante un mínimo de tres años después de que el miembro deje de contribuir. La persona de contacto local también deberá enviar una copia de las tarjetas de autorización al Departamento Político de IAFF para su revisión y custodia.
  4. El local informará al empleador sobre los miembros participantes y las cantidades que deben deducirse de cada cheque de pago. Esto generalmente se hace proporcionando al empleador las tarjetas de autorización originales firmadas o una impresión que enumere a cada individuo y la cantidad designada.
  5. Las tarjetas de autorización no necesitan renovarse anualmente. Una vez que la tarjeta se proporciona al empleador, permanecerá en vigor hasta que el miembro elija ajustar las deducciones o revoque su participación por escrito al local.

Paso 4

Transmita los fondos a FIREPAC.

  • Una vez que el empleador ha deducido las contribuciones de FIREPAC de los cheques de pago de los miembros locales participantes, la sección local o el empleador deben transmitir esos fondos a FIREPAC. La ley electoral federal tiene requisitos específicos con respecto a la transferencia. Si los fondos no se transfieren correctamente con la documentación de respaldo correcta y dentro del plazo prescrito, FIREPAC NO PUEDE aceptar los fondos y se verá obligado a devolver el dinero a la sección local. Para evitar que esto suceda, siga todas las instrucciones a continuación.

    Nuestro asesor legal recomienda encarecidamente que el dinero de FIREPAC nunca se deposite en el fondo general o PAC de su sección local antes de ser enviado a AIB-FIREPAC.
  • Cómo pueden las secciones locales enviar fondos a la AIB:
    1. Las secciones locales que reciben deducciones de nómina del empleador a través de transferencia bancaria pueden pedir al empleador que transfiera las contribuciones de FIREPAC directamente a FIREPAC. Si el empleador está dispuesto a hacer esto, póngase en contacto con el Departamento Político de AIB para obtener las instrucciones de transferencia bancaria.
    2. Las secciones locales que reciben deducciones de nómina del empleador a través de cheque pueden solicitar al empleador que emita un cheque separado pagadero directamente a FIREPAC por el monto deducido para la verificación de FIREPAC. Los cheques se pueden enviar directamente por correo a: AIB Headquarters, Attention: FIREPAC, 1750 New York Ave NW, Washington, DC 20006.
    3. Si el empleador no está dispuesto a enviar una transferencia bancaria o un cheque directamente a FIREPAC, se recomienda que la sección local establezca una cuenta de transmisión (una cuenta corriente que no devenga intereses) en la que deposite únicamente las deducciones de nómina de los cheques de pago de los miembros recibidos del empleador. Desde esta cuenta de transmisión, la sección local puede desembolsar fondos a sus otras cuentas, por ejemplo, la cuenta general de la tesorería, el fondo de construcción, el seguro de salud. A continuación, se debe emitir un cheque a FIREPAC y enviarlo a AIB desde esta cuenta. Consulte nuestro Diagrama de flujo de la cuenta bancaria del sindicato para obtener orientación.
  • Cuándo pueden las secciones locales enviar fondos a la AIB:
    • La mejor práctica es enviar las contribuciones tan pronto como la sección local las reciba.
    • Si no tiene miembros en su sección local que donen más de 50 $ a FIREPAC a través del programa de verificación por período de pago, la sección local tiene 30 días para transferir los fondos a AIB FIREPAC una vez que se produzca la deducción.
    • Sin embargo, si tiene algún miembro que aporte más de $50 en un período de pago, entonces está obligado a transferir los fondos dentro de los 10 días.
  • Documentos que las secciones locales deben presentar para enviar fondos a la AIB:
    • Lista de contribuyentes: Cada vez que una sección local (o empleador) remite dinero de verificación de FIREPAC a AIB FIREPAC, debe ir acompañado de una lista detallada de los miembros locales que contribuyeron y el monto que aportó cada uno. El monto del cheque/transferencia bancaria debe coincidir con el monto que figura en la lista. Este monto suele ser el mismo cada mes o período de pago, pero puede cambiar de vez en cuando debido a cambios de personal, ausencias por discapacidad o cambios en los montos de las contribuciones.
    • Pago: La lista debe acompañar a cada cheque/transferencia bancaria remitida a FIREPAC, incluso si la lista nunca cambia. Las listas deben incluir el número de membresía de AIB de cada miembro y el nombre y la información de contacto de la persona de contacto del programa de verificación de la sección local. Envíe las listas ÚNICAMENTE en este formato de Excel. Consulte una lista de muestra aprobada por AIB.

Paso 5

Presentación final

Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, la nómina debe ser enviada por correo electrónico a [email protected] y [email protected] una vez que el cheque/transferencia bancaria haya sido enviado por la sección local o el empleador.